Farklı Ülkelerden Lojman Hikayeleri

Almanya’da bir Hırsızlık Hikayesi: 

Lojman ve içindeki eşyalar hırsızlığa, yangına vs dair sigortalanacak mıdır?   Bizimkiler şirketimiz tarafından sigortalanmamıştı.  Ben de sigortalatmamıştım.  Doğrusu Almanya’da ve hatta Frankfurt’ta hırsızlık ile karşılaşacağımı düşünmemiştim.  Ve bir gün Frankfurt ofisimizde benim gibi expatriate olarak çalışan Avusturyalı arkadaşımın evine hırsızlar girdi. Evleri bizimkine nispeten yakın, çok büyük olmamakla beraber yerleşim birimi içinde idi.  Olay hafta sonu gerçekleşmiş.  Arkadaşım ailesi ile akşamüstü evine geldiğinde, hırsızların pencereden (aksamı kırarak) girdiklerini görmüş.  Değerli (özel notebook gibi) bazı eşyaları çalınmıştı.  Benden farklı olarak, arkadaşım sigorta yaptırmıştı.  Hatırladığım kadarı ile sigorta işlemleri çok uzun sürdü ve kayıplarının hepsi olmasa da, bir kısmı sigorta tarafından karşılandı.  Çok yüksek bir masraf, pencerenin tamiri için harcandı.

Hindistan’da Lojman Örneği:

Özellikle genç (belki de öğrenci) okuyanlar, temizlik ve güvenlik hizmetlileri gerekliliğini okuyunca, bunların çok üst düzey yöneticiler için yazıldığını düşünebilirler.  Hemen düzeltmek isterim ki, çalışılacak ülkeye göre herhangi bir expatriate pozisyonu içinde geçerli olabilir.  Örneğin bir arkadaşım Hindistan’a atanmıştı. Şirketinin Banglore ofisinde görev alacaktı.  İki çocuklu bir ailesi vardı.  Şirketinin ayarladığı emlakçılar ev alternatifleri göstermeye başlayınca çok şaşırmışlar.  10 odalı, iki-üç katlı malikaneler.  Arkadaşlarım önce itiraz etmişler bize üç odalı bir apartman dairesi yeter diye.  Ancak güvenlik sebebi ile şehrin sadece belli bölgelerinde kalınabiliyormuş ki genelde tüm expatriate’lar aynı yerlerde yaşıyormuş.  Buralarda da evler hep malikane tarzındaymış.  Bu tip evlerde de muhakkak 2-3 hizmetli olurmuş.  Bu anlattıklarım da (kira bedeli, hizmetli maaşları) oldukça düşük rakamlara mal oluyormuş. 

Bangladeş'ten:
Yine bir müşterimiz, Bangladeş’teki fabrikalarına teknisyen, üretim şefleri gönderiyordu.  Ben hayat şartlarını merak ettiğimde, oldukça iyi şartlarda yaşadıklarını ifade etmek için “çorapları bile ütüleniyor” demişti. 

Ve Fas'tan:

Fas’taki genel müdürümüz, bir Fransız expatriate idi.  Kendisine şirket lojmanı tahsis edilmişti.  Anlattığına göre, Fas’taki expatriate’ların gene uygulaması olarak hem evinde hizmetli işe almıştı, hem de bahçede duran, gerektiğinde aileye şöförlük yapan ama daha çok güvenliği sağlayan bir yardımcıları da vardı.  Şirket bu masrafları karşılamıyordu ama 4 çocuklu bir aile için, oldukça düşük maaşları da dikkate aldığımızda bu giderler lüks sayılmaz.

Transfer Zaman Planı ve Lojmana Dair Konular

Transfer zaman planı birçok açıdan önemlidir.  İyi bir plan yapılırsa, verimli bir transfer dönemi olur.  Bu sadece expatriate’ın yeni şirketindeki görev ve hedefleri için değil, eski şirketi içinde geçerlidir.  Sonuçta eski şirketindeki, eski pozisyonundaki görev ve sorumluluklar büyük bir ihtimalle yeni bir çalışana aktarılacaktır.  Bunun içinde bir oryantasyon dönemi gereklidir.  Bazı müşterileri ve/veya tedarikçileri de beraber ziyaret etmek, hem Allahaısmarladık demek, hem de aynı pozisyonda yeni görev alacak kişiyi tanıştırmak faydalı olacaktır.

Öte yandan bu zaman planını gerçekleştirmek elde olmayabilir.  Sonuçta oturma ve çalışma izinlerini almak, gidilecek ülkeye ve bu ülkenin yasa ve prosedürlerine göre farklılık gösterebilecektir.  Örneğin Frankfurt ofisinde beraber çalıştığımız bir expatriate arkadaşım vardı.  İspanya’daki şirketimize atandı.  Ancak çalışma ve oturma izinleri çok uzun sürdüğünden görevine turist vizesi ile başladı.  Daha çalışma ve oturma izinleri için İspanya’da başvurusu sonuçlanmamıştı ki, Portekiz’e atandı.  Tabi bu süreç içinde ailesi ile ayrı kalmak zorunda kaldı.

Transfer zaman planlaması ve yurtdışında ikamet edilecek lojmana dair önemli bulduğum alt başlıklar ve açıklamaları aşağıdaki gibidir:

Transfer Zaman Planı:  Mevcut şirketten pratikte ve resmi olarak ayrılık ne zaman gerçekleşecek?  Resmi ile kastettiğim eski şirketin bordrosundan ne zaman çıkış yapılacak, yeni şirketin bordrosuna ne zaman giriş yapılacak?  Pratik olarak kastettiğim ise, bazen bu süreç, resmi süreçten farklı olabilir.  Örneğin expatriate göreve başlar, resmi süreç daha ileriki aylarda gerçekleşir.

Lojman Zaman Planı:  Ev tutma süreci ve şartları nedir?  Ev tutana kadar yurt dışında ikamet nasıl olacaktır?  Bu süreçlerdeki masraflar nasıl karşılanacaktır?  Genelde ev tutulana veya tutulan evin hazır olmasına kadar belli bir süre geçer.  Bu sürede expatriate başka bir evde, şirketin lojmanında, otelde vb bir yerde geçici olarak ikamet edebilir.  Bazı şehirlerde expatriate’ların kısa veya uzun süreli konaklamaları ve ikametleri için rezidanslar vardır. 

Ön Ziyaret:  Transfer öncesi yaşanılacak şehire ve çalışılacak ofise bir ön ziyaret yapılacak mıdır?  Transferin duyurulmasından önce mi, sonra mı gerçekleştirilecektir?  Böyle bir ön ziyarette hem yaşanılacak ülke ve şehir ile ilgili genel bir kanı edinilebilir, hem de çalışılacak ofis ve iş arkadaşları ile aşina olunabilir. 

Lojmana Dair: Lojman ile ilgili sınırlamalar nelerdir?  Lojman araştırmasını kim yapacaktır?  Ev tutarken ortaya çıkacak emlakçı komisyonu, ev depozitosu gibi konular da şirketle önceden teyitleşilmelidir.

Nakliyeye Dair: Nakliye yöntemi ne olacaktır?  Sınırlamalar var mıdır? Nakliye şirketini kim araştıracaktır?  Sınırlamaya girebilecek örnekler arasında özel araç (araba-motorsiklet), canlı hayvan (at) veya taşımasında sigorta riski olan maddeler olabilir (antik eser, koleksiyon resim, piyano gibi).

Lojman Harcırahına Dair: Bütçe ne olacaktır?  Bütçeye neler dahildir?  Örneğin otopark, ısınma, su ve elektrik paraları, telefon, televizyon aylık vergisi, uydu, depozito, lojman tadilatı (boyama vs), depo gibi.  Yine temizlik ve güvenlik için hizmetli gerekliliği ve bütçeye dahil olup olmadığı konuşulmalıdır.

Nakliye Harcırahına Dair: Nakliye bütçesi ne olacaktır?  Nakliye bütçesinde sınırlamalar var mıdır? 

İş'e Dair Konular

Başarılı bir expatriate dönemi geçirmek için, çalışan şirketin bu pozisyon ile kendisinden tam olarak ne beklediğini netleştirmelidir.  Bunun özellikle transfer dönemi öncesinde yazılı olarak yapılması son derece önemlidir.

·         Transfer dönemindeki ilgili müdürler değişebilir, pozisyondan beklentiler de değişebilir.  Yanlış anlamaların önüne geçmek için, transfer öncesinde bu konuları yazılı teyitleşmek, hem çalışan hem de gelecekteki müdürler için referans olacaktır,

·         Zamanla ilgili birimin fonksiyonu ve hedefleri değişebilir.  Bu arada expatriate olarak yapılan faaliyetler, değişen fonksiyon ve hedeflere göre manasız ya da etkisiz kalabilir.  Dolayısı ile bu konuların transfer dönemi öncesinde netleştirilmesi, ilerideki yanlış anlamaları önleyecektir.

·         Expatriate, transfer sonrası yeni müdür veya biriminin görev-hedef değişiklikleri halinde, yine (sene sonu/başı gibi dönemlerde), bu konuları yazılı teyitleşebilir.

Ancak herhangi bir değişiklik olmasa bile, çalışanın görevinin ve hedeflerinin tam olarak ne olduğunun yazılı olarak dönem başında kesinleştirilmesi, başarının önemli bir belirleyicisidir.  Şeffaf olarak iş ile ilgili konular karşılıklı olarak anlaşıldığında hem şirket açısından, hem de expatriate açısından net ve verimli bir çalışma ortamı oluşacaktır.  Bu konular ve kısa açıklamaları:

Pozisyon: Expatriate döneminde hangi pozisyonda görev yapılacak?  İş kartında yazacak “pozisyon ismi” (title) ne olacak?

İş Tanımı: Yeni pozisyonun iş tanımı nedir?  Bu tanım net ve anlaşılabilir olduğu kadar kapsayıcı da olmalıdır.  Yurtdışında görev yaptığı sürece, çalışan hangi alanda, ne tip faaliyetler gösterecektir?

Şirket:  Çalışan hangi şirketin bordrosunda yer alacak?  Pozisyon maddesinde belirttiğim gibi, çalışanın iş kartında yazacak şirket hangisi olacak? Bu özellikle aynı ülkede birden fazla şirket ve fonksiyon ile faaliyet gösteren şirketler için önemli.

Direk Rapor: Çalışan kime direk rapor edecektir?  Paralel rapor etmesi gereken başka kimseler (hangi şirketten/ne pozisyondalar belirtilmeli) var mı?  Expatriate’tan idari konular ile ilgili sorumlu kişi direk rapor edeceği kişiden farklı ise belirtilmelidir (örneğin İnsan Kaynakları Direktörü vs). 

Ofis:  Çalışan hangi ofiste bulunacaktır?  Ya da ev ofisi (home office) olarak görev yapacaksa belirtilmelidir.

Hedefler:  Kısa, orta ve/veya uzun dönemli hedefler nedir?  Hedefler net ve açık olarak belirtilmelidir.  Özellikle kısa dönem hedeflerden bahsediyorsak, bunların rakamsal olması çok önemlidir.  Ve bu rakamsal hedeflerin ne şekilde kimler tarafından hangi sıklıkla ölçüleceğinin de taraflar arasında netleştirilmesi gerekir.

Performans Kriterleri:  Çalışanın (veya görev yapacağı şirketin) bir önceki madde de bahsettiğimiz hedefler doğrultusunda göstereceği performans hangi kriterlere göre, nasıl değerlendirilecektir?  İngilizce KPI (Key Performance Indicators) diye de adlandırabileceğimiz bu kriterler arasında şirketler için “Satış Artışı” ve “Karlılık” önde gelirken kişilerin performans kriterleri, faaliyet alanlarına göre değişecektir.

Yetki ve Sorumluluk: Expatriate’ın yetkileri ne olacaktır?  Bu madde son derece önemlidir.  Çalışan hangi sınırlara kadar karar vericidir ve alacağı kararlar karşısında sorumlulukları ne olacaktır?  Ya da karar verme prosedürü ve süreçleri net olarak nasıldır?  Yetki ve sorumluluklar arasında görev yapacağı ülkenin yasalarına dair dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?  Örneğin şirket imza yetkisi, vs.

Bütçe:  Expatriate’ın kaynak olarak kullanacağı senelik veya proje bazlı bütçe ne olacaktır?  Bu personel bütçesi olabilir (kendisine bağlı olarak çalışacak ekip) ya da parasal bütçe olabilir (yatırım, satış ve pazarlama vb).

Kontrat İçeriği:  Süreli mi, süresiz mi olacaktır?  Hangi dilde, hangi ülkenin yasalarına göre yapılacaktır?  İhtilaf halinde, hangi ülkelerin yasaları geçerli olacaktır?

Anons:  Son olarak, transfer şirketler içinde ne zaman ve kimin tarafından anons edilecektir.  Şirket dışına (müşterilere, tedarikçilere vb) ne zaman ve kim tarafından anons edilecektir?  Anons edilirken verilecek mesaj da son derece önemlidir.

Önemli: Repatriation

Transfere dair kontrol listesi ile bu süreçte dikkat edilmesi gereken konuları olabildiğince açıklamaya çalışacağım.  Ancak öncesinde önemli bir konuya dikkat çekmek istiyorum.  Yurtdışındaki görev sonunda ne olacak?  Bu işleme “repatriation” adı da veriliyor.  Alternatifler aşağıdaki gibi olabilir:

·         Şirket çalışanına yurtdışındaki hizmeti sona erdiğinde, eski (yerel) şirketinde iş ve pozisyon garanti eder,

·         Şirket çalışanın eski şirketi ile ilişiğini tamamen keser, yurtdışı hizmet sonrası içinde herhangi bir taahhütte bulunmaz, o günkü şartlara göre ihtiyacı olan bir şirkette (yerel veya farklı bir operasyon) yeni pozisyon önerir veya önermez,

Hangi alternatif olursa olsun, transfer öncesinde yukarıdaki konuyu da yönetimle tartışmak faydalı olacaktır.  Kesin bir sonuca ulaşılamayacakta olsa, o andaki düşüncelerin bilinmesinde fayda var.

Bazen şirketlerde yazılı kurallar olmasa da, önceki genel uygulamalara bakarak da fikir sahibi olunabilir.  Örneğin şirkette expatriate olarak görev yapmış kişiler, bu dönemlerin sonunda ne yapmışlar?  Grupta kalmaya devam mı etmişler?  Sürekli rotasyona uğrayan bir expatriate kadrosu var mı?  Yoksa birer seferlik görevlerden sonra yerel operasyonlara mı dönüyorlar?

Tabi bazı genel prensipler olsa da, yurtdışı görev sonundaki yerel şirketin iş durumu ile karlılığı da belirleyici olacaktır.  Sonuçta expatriate olarak görev yapan kişi, daha önce yaptığı görevden pozisyon olarak daha yüksek bir göreve gelmeyi tercih edecektir.  Yerel şirkette böyle bir pozisyon olmayabilir.  Yine expatriate olarak görev yapmış kişinin döndüğü şirketin karlılık durumu, yüksek maaşlı yeni bir yöneticiyi tölore edemeyebilir.  Şirket açısından bu senaryolar mümkün iken, çalışan açısından da yurtdışı tecrübesinden sonra, eski şirketinde teklif edilen pozisyon maddi veya manevi olarak tatmin edici bulunmayabilir.  Edindiği tecrübeler ile yerel ülkesinde veya yurtdışında farklı bir şirkette yeni bir kariyer fırsatı yaratabilir.

Expat Yaşam Öncesi Kontrol Listesi

Yurtdışına expatriate olarak gidecek çalışanlara, şirketleri ile görüşmelerinde işlerine yarayacak, aşağıda benim hazırladığım ki gibi bir "Kontrol Listesini" gözden geçirmelerini öneririm.  Tabi bu liste İK alanında uzmanlık olmadan, sadece expat tecrübesine dayanarak hazırlanmıştır.  Muhtemelen İK dökümanlarında daha profösyönel çalışmalar mevcuttur.  Ancak benim transfer olduğum 2004 döneminde, internette bu alanda yeterince kaynak yoktu.

A.  İş’e Dair Konular

         A1.  Pozisyon

         A2.  İş Tanımı

         A3.  Şirket

         A4.  Direk Rapor

         A5.  Ofis

         A6.  Hedefler

A7.  Performans Kriterleri

A8.  Yetki ve Sorumluluk

A9.  Bütçe

A10 Kontrat İçeriği

         A11.  Anons

        

B.  Lojman ve Transfer Zamanına Dair Konular

         B1.  Transfer Zaman Planı

         B2.  Lojman Zaman Planı

         B3.  Ön Ziyaret

         B4.  Lojmana Dair

         B5.  Nakliyeye Dair

         B6.  Lojman Harcırahına Dair

         B7.  Nakliye Harcırahına Dair

C.  Maaş ve Gelir Paketine Dair Konular

         C1.  Maaş

         C2.  İkramiye

         C3.  Ödeme Şartları

         C4.  Sağlık Sigortası ve İlgili Konular

         C5.  Ulaşım

         C6.  İletişim

         C7.  Diğer Araçlar

         C8.  Çalışma Takvimi

         C9.  Seyahat Harcırahı

D.  Aile ile İlgili Konular

         D1.  Sağlık Sigortası ve İlgili Konular

         D2.  Evsiz Dönemdeki İkamet

         D3.  Çalışma Hayatı Tazminatı

         D4.  Okul

E.  Resmi işlemlere Dair Konular

         E1.  Oturma İzni Prosedürü ve Süreci

         E2.  Çalışma İzni Prosedürü ve Süreci

         E3.  Sosyal Sigorta Sistemleri

         E4.  Vergi İadeleri

"Expatriate" Tanımı

Merriam Webster’s (Colleagiate Dictionary, tenth edidition) sözlüğünde Expatriate, İngilizce olarak “to leave one’s native country to live somewhere else” açıklanmış.  Wikipedia’da ise (Nisan 2010) “An expatriate (in abbreviated form, expat) is a person temporarily or permanently residing in a country and culture other than that of the person's upbringing or legal residence. The word comes from the Latin ex (out of) and patria (country, fatherland)” olarak açıklanmış.  Sanırım yukarıdaki açıklamaları “kendi ülkesinden farklı bir ülkede yaşamak” ve “geçici veya sürekli olarak, kişinin dünyaya geldiği ve ikamet ettiği ülkeden farklı bir ülkede yaşaması” olarak tercüme edebiliriz.  Kısaca kendisininkinden farklı bir ülkede yaşayan kişi diyebiliriz. 

Ben çalışma hayatım boyunca aşağıdaki kişilerin expatriate olarak tanımlandığına şahit oldum:

1.  Uluslararası firmalarda yöneticilik yapan, kendi ülkelerinin dışındaki ülkelerde belli süreler ile görev yapan, bu süre sonunda ya farklı üçüncü bir ülkeye transfer olan, ya da kendi ülkesine dönen, genellikle Batı medeniyeti mensubu (örneğin Amerikalılar, Avrupalılar) yabancılar,
2. Dubai, Hong Kong gibi şehirlerde inşaat işçiliği, bakıcılık, temizlik vb işlerde çalışmak üzere geçici süre ile kendi ülkelerinden gelen Filipin, Hindistan, Bangladeş gibi nispeten az gelişmiş ya da fakir denebilecek ülkelerin vatandaşları,

Ortak yön, bu kişilerin belli bir süre sonra ülkelerine geri dönecek olmaları ve expatriate olarak çalıştıkları ülkede kalıcı olmamaları idi.  Örneğin bizim Alamancılara expatriate dendiğini duymadım.  Ne de olsa bu vatandaşlarımız artık orada yaşamak üzere Türkiye’den ayrılmışlardı.  Hatta çoğu Alman vatandaşı olmuşlardı.

Benim aktaracağım tecrübem ilk sınıfa giriyor.  Uluslararası bir şirketin Türkiye operasyonunda görev yaparken, Avrupa merkezinin Frankfurt ofisinde üç sene boyunca çalıştığım döneme dair.  2 Nisan 2010 tarihli Hürriyet Gazetesi’nin Ekonomi bölümünde yayınlanan bir röportajda, Türkiye Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı Başkanı Alpaslan Korkmaz, sadece Batı Avrupa'da, 2500 Türk yönetici olduğunu belirtmiş.  Bunların çoğunun Türkiye’den expatriate olarak Avrupa’ya transfer olan çalışanlar olduğunu kabul edebiliriz sanırım.  Bu sayının tüm dünyadaki Türk expatriate’ler için kaç olduğunu merak ediyorum.  Ancak giderek artacağını tahmin ediyorum.