Almanya’daki Çalışma ve Oturma İznim ile İlgili

Öncelikle süreç tahmin ettiğimden uzun ve karmaşık oldu.  Şaşırtıcı sürprizler ile de karşılaştık.  Örneğin Alman yetkililerin aile birleşimi işlemi için eşimden, İstanbul’daki konsoloslukta önceden bildirilen belgelerden daha fazlasını, başvuru esnasında istemeleri, web sitelerinde yeterince bilgi bulundurmamaları bizi şaşırtmıştı.  Telefon ile bilgi almakta oldukça zordu. Gelin, görüşme esnasında konuşun cevabı alınıyordu. 

Şirketimizde o ana kadar Türkiye’den yurtdışına transfer olan ilk Türk olduğum için, yerel Türk şirketimizin altyapısı yetersizdi, insan kaynakları departmanı daha önce böyle bir prosedür takip etmemişti.  Şu anda düşündüğümde, keşke bir danışmanlık şirketi ile çalışılsaydı diyorum.  Biraz "yaşa ve öğren" oldu benimkisi şirketimiz için.  Benden sonra yurtdışına atanan arkadaşlarım için ise, öğretici bir tecrübeydi.  O arkadaşlarımın işlemleri daha bir birikimli olarak takip edildi. 

Almanya’da ikamet adresim Heusenstamm’da olduğu için, tüm oturma iznine dair işlemlerimi Dietzenbach’taki yabancılar dairesinde hallettik.  Önce ben tek başıma, İstanbul’dan aldığım geçici vize ve sonradan Frankfurt’ta aldığım çalışma izni ile başvurup, bir seneliğine aldım.  Daha sonra aile birleşimi için ailem İstanbul’dan aldıkları geçici vize ile başvurup (benden 3 ay kadar daha geç tamamlandı), oturma izni aldılar.  Bu bir senenin sonunda, üçümüz tekrar başvurduk ve bu sefer iki senelik oturma süresi aldık.  Sonuç olarak ben pratikte Temmuz 2004’te yerel şirketimizden ayrılıp, Frankfurt ofis için çalışmaya başladım.  Çalışma ve oturma izinlerimin tamamlanması sene sonunu buldu ve yerel şirketin bordrosundan Aralık 2004 sonunda çıktım.  Almanya’daki şirketimizin bordrosuna Ocak 2005’te girdim.  Ailem ise anca bu aşamada aile birleşimi işlemlerine başladı ve Mart 2005 gibi tamamlandı.  Nisan ayında Almanya’da yaşamaya başladılar.

Küçük bir not, bu vizelerimiz pasaportumuzda olduğu sürece hem Schenghen vizesine ihtiyacımız olmadan Avrupa’da seyahat ettik.  Hem de yurtdışı çıkış harcında ailece muaf tutulduk.

Ben veya ailem herhangi bir dil kursu zorunluluğuna tabi tutulmadık.  Veya Almanca bir dil sınavına.  Ancak benden sonra Almanya'da farklı bir şirketimize atanan arkadaşımın eşi, yasal zorunluluk üzerine Almanya'da dil kursuna devam etti.  O dershane de iken, küçük çocukları da diğer katılımcıların çocukları ile aynı yuvaya devam etti.

Resmi İşlemlere Dair Konular

Muhakkak her ülkenin kendine has kanun ve yönetmelikleri var.  Avrupa Birliğinde yer alan ülkeler arasında bile, oturma ve çalışma izin prosedürleri arasında çok büyük farklılıklar olabiliyor.  Sonuçta her ülke istihdam önceliğini kendi vatandaşlarına veriyor.  Expatriate pozisyonlarını mümkün olduğunca limitli tutmaya çalışıyor ve bu pozisyonda gelecek yabancıların ülkelerinde nadir bulunan uzmanlık ve yeteneğe sahip olduğunun belgelenmesini istiyorlar.  Son derece fazla resmi işlemin yer aldığı bu süreçte, biraz sonra açıklamaya çalışacağım faktörler öne çıkıyor.

Bazı firmalar tüm bu işlemlerin takibi için danışman firmaları görevlendirebilirler.  Danışman firma tüm işlemleri tamamladıktan sonra masrafları ve ücreti şirkete fatura edebilir.  Uzmanlaşmış danışman firmalar ile çalışmak vakit ve işgücü kazandırabilir.  Alternatif olarak ise şirketin merkezindeki ve-veya yerel insan kaynakları ve personel departmanları bu işlemleri takip edebilir.  Özellikle çok sayıda expatriate çalıştıran ve rotasyonuna tabi tutan firmaların ikinci yöntemi tercih etmeleri mümkündür.  Çok sayıda expatriate bulundurmayan firmaların ise, gerek altyapı yetersizliğinden, gerekse maliyetleri (sadece masraf değil, zaman maliyeti de) göz önüne alarak birinci yöntemi dikkate almaları faydalı olacaktır.

Çalışma İzni Prosedürü ve Süreci:  Yeni çalışılacak ülkeden çalışma izni almak için prosedür nedir?  Bu expatriate’ın vatandaşlığına göre değişebilir.  Örneğin Almanya’da geçici olarak çalışacak bir ABD, Fransa ve Türk vatandaşları farklı prodesürlere tabi tutulabilirler. Resmi olarak olmasa da pratikte farklılıklar ortaya çıkabilir.  Bu süreç esnasında expatriate hangi ofiste ne görev yapacak?  Nasıl ücretlendirilecek?  Prosedürleri kim, nasıl takip edecek?

Oturma İzni Prosedürü ve Süreci:  Çalışma izni aldıktan sonra expatriate ve ailesinin oturma izin prosedürleri nedir?  Ne kadar sürecek?  Expatriate ve ailesi farklı prosedürlere tabi mi?  Farklı süreçlerde izin alınıyorsa, aradaki zaman farkında exptriate ile aile nerelerde ikamet edecek?  Prosedürleri kim, nasıl takip edecek?

Sosyal Sigorta Sistemleri:  İki ülke arasında anlaşma var mı?  Varsa hangi prosedürler takip edilecek?  Yoksa nasıl takip edilecek?  Orjinal ülkedeki sosyal sigorta sisteminden çıkılacak mı?  Çıkılırsa geri dönüşte aradaki fark nasıl telafi edilecek?  Şirket tarafından mı, kişisel olarak mı?  Eşin sosyal sigorta işlemleri ile ilgili bir kural var mı?  Prosedürleri kim, nasıl takip edecek?

Vergi İadeleri:  Yurtdışında görev yapıldığı sürece ödenen vergiler ile ilgili kurallar nedir?  İki ülke arasında çifte vergilendirmeye karşı anlaşma var mıdır?  Vergi iadelerine dair kanun ve prosedürler nedir?  Prosedürleri kim, nasıl takip edecek?

Aile ile İlgili Konular:

Expatriate görevi esnasında bozulacak aile düzeninin en az hasarla gerçekleşmesi bu maddedeki şartlarla doğru orantılıdır.  Şirketler expatriate’larından verim alabilmek için, aileler ile ilgili şartlara azami önem gösterirler ya da göstermelidirler.   Eğer aile mutlu, huzurlu ve sağlıklı olmaz ise, çalışan verimli olamaz.  Hele yurtdışında çalışmak üzere tüm aile düzenini bozan bir kişi, bu tip problemler ile karşılaşır ise, işine konsantire olamaz, performans sergileyemez.  Bazen sürenin hemen dolmasını ve bir an önce ülkelerine geri dönmeyi dilerken, bazen de süre bitmeden geri dönmek isteyebilir.  Ailelerin ayrıldığı, boşanmalar ile sonuçlanan evliliklerde rastlanmayan durumlar değildir.  Bu sebeplerden aşağıdaki konuların transfer döneminde tartışılmasında fayda olacaktır:

Sağlık Sigortası ve İlgili Konular:  Çalışanın aile bireyleri özel olarak sigortalanacak mı?  Harcamaların tümü mü kapsanacak yoksa belli bir oranı mı?  Anlaşmalı kurumlar hangi ülkelerde geçerli olacak?  Hangi masraflar ne gibi limitler ile karşılanacak?  Düzenli bir check-up hakkı var mı?  Limit ve kapsamı nedir?

Evsiz Dönemdeki İkamet:  Ev ve ülke değiştirme esnasında aile nerede ikamet edecek?  Masraflar hangi limit ve kurallar ile karşılanacak?  Eğer transfer okul devam ederken gerçekleşirse, ailenin ikameti sömester sonuna kadar nasıl gerçekleşecek?

Çalışma Hayatı Tazminatı:  Transfer öncesi çalışanın eşi çalışıyor ise, yurtdışında yaşamaya başlayacak olmaktan dolayı işinden ayrılması tazmin edilecek mi?  Edilecek ise, ne kadar süre ve hangi oranda tazmin edilecek?  Yurtdışında çalışma hakkı varsa, iş bulması için destek var mı?  Ya da görev süresi sonunda, yaşanan ülkeye dönüldüğünde iş bulma desteği var mı?

Okul:  Çocuk ve çocukların öğrenim masrafları hangi oranda ve limitte karşılanacak?  Eğitim öncesi (anaokul-kreş gibi) kurumların masrafları karşılanacak mı?  Yüksek öğrenim giderleri için bütçe var mı?